Connexions comptables : conditions d’utilisation
1. Qui nous sommes
RKP POS est la plateforme de point de vente derrière EnAffaire pour les restaurants et MulliganOS (terrains de golf). Elle est fournie par 687441 N.B. Inc., faisant affaire sous le nom RKP Atlantic Business Services, 105-69, boul. Cap Bimet, Grand-Barachois (N.-B.) E4P 6X5, Canada (« nous »).
Ces conditions sont la licence d’utilisateur final des connexions comptables facultatives : la connexion à votre propre entreprise QuickBooks Online, la connexion à votre propre entreprise Sage Accounting, et les fichiers comptables que votre comptable peut télécharger (Sage 50, QuickBooks Desktop, CSV). Les conditions de votre abonnement RKP POS s’appliquent à tout le reste.
2. Ce que font les connexions
Pour chaque jour d’affaires, RKP POS prépare une écriture de journal équilibrée à partir des chiffres de fin de journée de votre caisse : ventes par catégorie, TPS/TVH, pourboires, modes de paiement, remboursements, achats portés aux comptes maison (membres), cartes-cadeaux vendues et utilisées, paiements et dépôts des réservations de golf en ligne, commandes en ligne prépayées passées sur votre page de commande EnAffaire, et frais de traitement des cartes (tirés du relevé de votre fournisseur quand vous l’avez importé, sinon estimés selon les taux que vous avez inscrits).
QuickBooks Online et Sage Accounting : votre caisse envoie la journée automatiquement (hier et aujourd’hui, toutes les six heures) et quand vous le demandez. Renvoyer une journée met à jour l’écriture de cette journée; cela n’en crée jamais une deuxième. Dans Sage Accounting, une journée modifiée est remplacée : la nouvelle écriture est inscrite d’abord, puis la précédente est supprimée. Nous pouvons créer les quelques comptes dont l’écriture a besoin, chacun nommé « … (RKP POS) », et nous lisons votre plan comptable et vos codes de taxe pour trouver les bons. Vous pouvez choisir un autre compte pour n’importe quelle ligne à partir de la caisse. Une seule comptabilité en ligne peut être connectée à la fois.
Fichiers pour votre comptable : depuis la caisse, vous pouvez créer un lien privé (valide 14 jours) vers une page où votre comptable choisit les dates et le format, inscrit vos numéros ou noms de comptes une seule fois, puis télécharge un fichier à importer. Une journée importée deux fois est inscrite deux fois : importez chaque période une seule fois.
3. Vos responsabilités
Vous ne connectez qu’une entreprise comptable que vous êtes autorisé à utiliser pour votre entreprise, et vous ne transmettez le lien pour le comptable qu’à votre comptable : toute personne qui l’a peut télécharger vos totaux quotidiens jusqu’à son expiration.
Vous vérifiez ce qui est inscrit. RKP POS rapporte ce que votre caisse et votre page de commande ont enregistré; il ne donne pas de conseils comptables ou fiscaux, et vous et votre comptable demeurez responsables de vos livres et de vos déclarations fiscales.
La TPS/TVH est inscrite dans votre compte de TPS/TVH à payer en une ligne simple, sans code de taxe (QuickBooks Online Canada n’accepte pas de lignes avec code de taxe dans ce type d’écriture, et les fichiers fonctionnent de la même façon). Votre comptable inclut ces montants en préparant une déclaration. Les frais de carte peuvent être des estimations tant qu’un relevé n’a pas été importé.
4. Connexion et déconnexion
Vous vous connectez depuis votre propre caisse (Arrière-boutique → Comptabilité), et seulement de là : aucun lien ni page Web ne peut rattacher une entreprise comptable à votre entreprise. Vous pouvez vous déconnecter en tout temps, depuis la caisse ou depuis QuickBooks ou Sage. À la déconnexion, nous cessons les envois, supprimons les identifiants d’accès conservés et laissons intact tout ce qui est déjà dans vos livres; nous ne supprimons jamais d’écritures de vos livres, sauf l’écriture Sage précédente d’une journée que nous remplaçons au même moment.
5. Données
La façon dont nous traitons les données de ces connexions est décrite dans Connexions comptables : confidentialité. En bref : seuls des totaux quotidiens vont dans vos livres, les identifiants de connexion sont chiffrés, et nous ne vendons ni ne communiquons vos données.
6. Disponibilité
Les connexions dépendent des services d’Intuit et de Sage ainsi que de votre connexion Internet. Une journée qui n’a pu être envoyée est conservée et renvoyée à chaque envoi pendant 14 jours, et le journal de synchronisation de la caisse montre le résultat de chaque journée. Nous ne garantissons pas qu’une écriture donnée soit inscrite à un moment donné.
7. Frais
Les connexions comptables sont incluses dans votre abonnement RKP POS sans frais supplémentaires, sauf avis contraire donné à l’avance. Votre abonnement QuickBooks, Sage ou autre logiciel comptable est une entente entre vous et son fournisseur.
8. Intuit et Sage
QuickBooks et QuickBooks Online sont des marques de commerce d’Intuit Inc. Sage, Sage Accounting et Sage 50 sont des marques de commerce de The Sage Group plc ou de ses concédants. RKP POS n’est ni conçu ni approuvé par Intuit ou Sage; ni l’un ni l’autre n’est responsable de RKP POS, et ces conditions vous lient à nous seulement.
9. Limitation de responsabilité
Dans la mesure permise par la loi, notre responsabilité totale découlant des connexions comptables est limitée aux frais que vous nous avez payés pour RKP POS au cours des trois mois précédant la réclamation, et nous ne sommes pas responsables des pertes indirectes ou consécutives, y compris les pertes découlant d’une écriture utilisée sans avoir été vérifiée.
10. Modifications et fin
Nous pouvons modifier ces conditions avec un préavis de 30 jours par courriel ou sur la caisse. Vous pouvez cesser d’utiliser les connexions en tout temps en les déconnectant; le lien pour le comptable cesse de fonctionner à son expiration.
11. Droit applicable
Ces conditions sont régies par les lois du Nouveau-Brunswick et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent.
12. Nous joindre
[email protected] · 687441 N.B. Inc., faisant affaire sous le nom RKP Atlantic Business Services, 105-69, boul. Cap Bimet, Grand-Barachois (N.-B.) E4P 6X5, Canada.